Цифровая трансформация – особенно модный тренд последних полутора лет, мощным стимулом для которого выслупила пандемия COVID 19. Подавляющее большинство компаний не только крупных, а также малого и среднего бизнеса, обратили свои взоры в область IT технологий чтобы не только не отстать от реалий современности, но и во многом удержаться на плаву, поскольку дистанционный формат работы сотрудников офиса и клиентского сервиса наложили свой отпечаток на привычные коммуникации, ход основных и поддерживающих бизнес-процессов.
Специалисты проекта «Бизнес- консультант» за эти полтора года приняли участие в нескольких проектах по автоматизации и внедрению программных продуктов в компаний различных отраслей бизнеса. Сегодня нам хотелось бы поделиться своим опытом в подобных проектах, рассказать о проблемах и характерных ошибках, которые допускают, как руководители предприятий , так и руководители проектов. Материал данной статьи будет полезен руководителям компаний, руководителям IT – подразделений, НR специалистам, руководителям подразделений и департаментов различного функционала
Проблема №1 Ресурсное обеспечение проекта.
Думаю, что ни для кого не будет секретом, что любой проект начинается с оценки возможности его выполнения в плане имеющихся человеческих, финансовых, временных ресурсов, составления плана ( Устава) проекта, дорожной карты , не важно как это называют в компаниях различной степени зрелость, вне зависимости какой стандарт ( Agile; PMBoK и т.п.) будет использован при выполнении проекта. К сожалению уже на старте многие руководители проектов допускают одну из распространенных ошибок, которая в дальнейшем выливается в значительное увеличение сроков проекта и как следствие в его удорожание.
ОШИБКА 1 ФОРМИРОВАНИЯ ПРОЕКТНОЙ КОМАНДЫ.
Как правило проекты по автоматизации, начинаются по инициативе ТОП- менеджмента, собственника бизнеса, руководителей ключевых подразделений компании и рассчитаны на удовлетворение потребностей « внутреннего» заказчика. Руководителями подобных проектов выступаю действующие штатные руководители IT подразделений , в некоторых случая используется аутсорсинг. По нашей оценке данная категория на сегодняшний день на 50% состоит из бывших специалистов отделов АСУ ( автоматизированные системы управления), которые некогда существовали на предприятиях, и специалистов новой формации, имеющих соответствующее образование или релевантный опыт практической работы.
Проблема первой категории заключается в отсутствии понимания проектного у правления в данной области, проблема второй – отсутствие опыта ведения подобных проектов. Первая категория в основной своей массе тяготеет к излишней бюрократии, формализации ТЗ по стандартам, которые были разработаны еще во времена СССР, вторая категория - к решению задачи « наскоком» - услышал, сделала, показал, не вдаваясь особенно в детали той задачи, которую необходимо решить конечному пользователю. К сожалению, мы столкнулись с практикой, когда оценка ресурсоемкости проекта проводится поверхностно или не проводится вовсе. Нет четкого понимания по функционалу и ролям проектной команды, соответственно нет понимания, какое количество и каких ролей (Trainee; Team Leader; Project Manager; Architect) и сколько специалистов и какой квалификации (Junior; Middle; Senior ) потребуется для реализации поставленной задачи. Я уже не говорю о категории «системный аналитик» и «бизнес аналитик», которых почему то большинство заказчиков вакансий и HR специалистов уровняли в функционале и трудовых функциях. Цена этой ошибки – срыв сроков проекта, поскольку отсутствие необходимого специалиста вынуждает осуществить его поиск в пожарном порядке, а учитывая дифицит отдельных категорий на рынке, поиск может затянуться на неопределенное время; весьма приблизительное определение бюджета проекта, поскольку даже начинающие специалисты в области IT на сегодняшний день имеют достаточно высокую стоимость; и как самый неблагоприятный исход это полное фиаско проекта, несмотря на понесенные финансовые затраты, которые исчисляются миллионами рублей.
Проблема 2. Отсутствие четко выстроенных бизнес-процессов.
Большинство программных
продуктов – это алгоритмизация и цифровизация тех действия, которые выполняют
сотрудники в рамках своего функционала, которые теперь необходимо выполнять в
некой учетной системе. Иными словами это деловой (бизнес-процесс) т.е. совокупность взаимосвязанных
мероприятий или работ выполняемых сотрудниками компании, направленных на
создание определённого конечного результата для потребителя, в роли котрого
может выступать другой сотрудник или целое подразделение. И
соотвественно перед тем, как приступить к разработке софта, необходимо понять, с чем система автоматизации будет работать.
Для начала нужно ответить на следующие вопросы:
-Какие действия выполняют сотрудники компании? Из-за
чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях? Т.е. необходимо описать и
составить карту бизнес-процессов в двух итерация AS IS ( как есть) и TO BE ( как должно быть).
ОШИБКА 2. НАЧАЛО ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ БЕЗ АНАЛИЗА И КОРРЕКЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
Из определения делового процесса компании понятно, что автоматизировать « бардак» весьма проблематично, если не сказать невозможно. Однако самой распространенной и подчас роковой ошибкой многих компания становится непонимание и не желание тратить время и деньги описание и картографирование бизнес –процессов компании. В своей практике мы даже столкнулись с таким походом, когда один из собственников бизнеса заявил: « Нам не надо как « правильно» - нам надо как у нас». Хозяин , как говорится, барин, но тащить « кривые» процессы компании в автоматизацию и при этом нанимать дорогостоящих специалистов, чтобы они «качественно» поддерживали эти процессы на уровне программного продукта, по меньшей мере не рационально.
Исходя
из здравой логики, в первую очередь необходимо проанализировать описать и
откорректировать и автоматизировать бизнес- процессы на проблемных участках, задерживающие работу всей организации.
Для каждого процесса следует определить
ответственных за него сотрудников ( владельца процесса) и контролирующего (
архитектора процесса). Для этого необходимо точно знать, кто отвечает за дело
на каждом этапе. К сожалению, во многих компаниях, несмотря на то, что
на бумаге, сверстанной благодаря всемирной паутине все логично и хорошо, с этим
существуют определенные проблемы, что не позволяет выстраивать процесс так, чтобы все данные и
сроки от начала процесса и до его завершения передавались между участниками
автоматически.
Для понимания и поиска решения подобной задачи , как правило привлекаются специалисты бизнес-аналитки, в задачу которых входит описать и составить карту бизнес-процессов компании согласовать и перевести пожелания заказчика в практическую плоскость.
Проблема 3. Отсутствие формализованных данных, многообразие учетных систем .
Данные
– ценное имущество любой компании, с которым нужно правильно обращаться. То
есть деньги, конечно, можно и в шкафах хранить, но не зря же изобрели сейфы.
Так и собранные в одну базу и надежно защищенные данные позволят работать
гораздо эффективнее и не задумываться каждый раз о том, где сохранили ту или
иную информацию. Поэтому нужно решить:
С какими данными
работает компания? По каким параметрам их можно распределить?
ОШИБКА 3. ОТСУСТВИЕ ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРАГТЕГИИ ПРИВОДЯЩЕЙ К ДОРОГОСТОЮЩИМ «ЭКСПЕРИМЕНТАМ»
В процессе погружения в проблемы наших заказчиков мы столкнулись с тем, что практических у всех компаний так или иначе уже существуют программные продукты, закрывающие потребности отдельных подразделений, а вот единого информационного пространства мы не увидели практически нигде. Так, к примеру, отделы продаж живут в какой-нибудь HubSpot CRM, в лучшем случае это «Битрикс24», бухгалтерия традиционно «живет» в на платформе 1С, логисты в Logismatr, склад в SOLVO или AXELOT. Перенос данных из одной системы в другую осуществляется посредством таблиц Exel или , что и того хуже по электронной почте. Такое многообразие, безусловно, не является критичным, но выливается в достаточно ощутимые деньги, когда возникает вопрос о необходимости создания единого информационного пространства за счет покупки информационной шины, которая способна « подружить» все эти участки. Но хорошая шина стоит как крыло от самолета.
Значительно дешевле и рациональней если руководитель компании, перед тем как принять решение об удовлетворении «хотелок» отдельных подразделений в программном обеспечении, поставит задачу руководителю IT подразделению разработать единую информационную стратегию компании, в ходе которой должны быть определены структура базы данных для каждого подразделения, место ее хранения, основные дискрипторы, порядок и средства наполнения базы данных, средства и способы ее репликации и прочие основополагающие моменты. Неоценимую помощь в этом могут оказать специалисты – системные аналитики, работа которых позволит не только правильно выстроить архитектуру единой информационной системы , не и определить какая из платформ для разработки для этого подойдет наилучшим образом.
Проблема 4. Основная. Готовность компании к автоматизации.
Достаточно известный американский предприниматель и успешный Топ- менеджер Ли Якокка сказа: «Суть современного бизнеса сводится к трем простым словам: персонал, продукт, прибыль. Если у компании есть проблемы с первым пунктом, то о двух других можно просто забыть». Рассматривая это высказывание с точки зрения данной статьи необходимо заметить, что создать программный продут это пол дела, основная и самая сложная задача это его внедрение, поскольку это непосредственно связано с тем человеческим фактором, влияние и ошибки которого должна минимизировать внедряемая информационная система. Без учета степени готовности сотрудников компании к использованию продукта автоматизации любой проект подобного ляжет мертвым грузом на бюджет компании и не даст ожидаемого результата.
ОШИБКА 4. ОТСУТСТВИЕ ЭТАПА ПОДГОТОВКИ ПЕРСОНАЛА КОМПАНИИ К АВТОМАТИЗАЦИИ
Несмотря на явные преимущества автоматизации труда офисных работников, внедрение различных программных продуктов и информационных систем практически всегда встречает сопротивление со стороны определенной категории персонала. Такая реакция ожидаема. Чтобы этот процесс прошел максимально безболезненно, необходимо подготовить сотрудников к автоматизации, о чем очень часто не задумываются руководители компании.
Почему бухгалтеры или менеджеры компании не хотят работать в единой информационной системе. Наш опыт говорить о следующем примерно 40 % офисных сотрудников компаний не хотят работать с автоматизированной системой. 10% не понимают, для чего предназначены специализированные программы. 8% признаются, что испытывают страх перед нововведениями, боятся, что они могут отразиться на привычном режиме работы. 7% выразили опасения относительно снижения заработной платы. 9% сотрудников не хотят работать в условиях усиленного контроля со стороны руководства. 6% бояться не оправдать ожидания начальства, так как плохо знают компьютер и не смогут изучить программу.
Одним из шагов, который необходимо сделать при подготовке проекта автоматизации это донести информацию о тех преимуществах, которые получит каждый сотрудник в результате автоматизации. Решающую роль, как правило, играет демонстрация системы на примерах.
По нашей практике при таком подходе в каждом отделе находились сотрудники, заинтересованные в реализации проекта. Таких людей необходимо назначать ответственными и включать в рабочие группы. Сотрудникам НR подразделений желательно оценить, пользуются ли эти сотрудники должным авторитетом, не бояться ли перемен. Кроме того эти люди должны хорошо понимать бизнес-процессы компании. Такая поддержка помогает преодолеть страх перед новшествами и упрощает процесс обучения персонала.
Если руководство пытается игнорировать сопротивления сотрудников – это становится существенным препятствием при внедрении.
Безусловно , в каждом конкретном случае, необходимо выбирать свою стратегию, однако, важно оперативно реагировать на все факты противодействия. В некоторых ситуациях необходимо использование административных мер.
Обучение сотрудников один из важнейших этапом автоматизации. К сожалению, многие наши заказчики отказывались от этого этапа, предполагая, что смогут решить эту проблему своими силами. Если вы проводите масштабную автоматизацию с перестройкой и коррекцией бизнес-процессов, на этом не стоит экономить.
Но если все же Вы решили это сделать самостоятельно, для начала сотрудникам нужно объяснить общую концепцию системы и принципы работы программы. Обучение следует проводить на конкретных примерах, а будущих пользователей разделять на группы по обязанностям( функционалу) в соответствии с бизнес-процессами. Если Вы внедряете типовые программные продукты, например, программу 1С Бухгалтерия, можно пройти обучение на занятиях в специализированных учебных центрах.
Тел. +7(495)241-05-53; +7(903)664-20-42 ; WhatsApp +7(995)313-55-90
E_Mail: consulting@e-dmitriev.ru