Материал статьи будет полезен руководителям предприятий, IT отделов, HR специалистам, специалистам в области управления проектами, сотрудникам компаний, выполняющих те или иный роли в проектах автоматизации.
Одним из основных бизнес-трендов как предыдущего, так и уходящего года стал тренд автоматизации и цифровизации бизнеса. Продолжающаяся пандемия, и угроза новых ограничений, не оставляет шансов бизнесу вернуться к прежней модели взаимодействия с рынком. Также ряд законодательных актов, направленных на улучшение качества отечественных товаров и услуг, вступающих в силу в 2022 г. заставляет предприятия не только малого и среднего, но крупного бизнеса задуматься о внедрении средств автоматизации , пересмотре своего IT ландшафта, используемых средств и программного обеспечения.
В 2021 г специалисты «Бизнес-консультант» приняли участие, и инициировали запуск нескольких проектов в данной области на предприятиях различного масштаба и сфер бизнеса, которые на текущий момент находятся в различных стадиях завершения. Сегодня мы хотим поделиться с широкой аудиторией нашим практическим опытом и теми проблемами, с которыми нам пришлось столкнуться в процессе этой работы.
Практически в каждой компании, с которой мы начинали выстраивать диалог, собственники бизнеса или лица , которым было поручено заниматься проблемами автоматизации , в качестве целей последней называли следующие, которые в интерпретации наших специалистов можно сформулировать следующим образом:
-Организация дисциплинированного, ориентированного на бизнес подхода, позволяющего быстро идентифицировать, проверять и автоматизировать как можно больше бизнес-процессов и ИТ-процессов; -обеспечить масштабируемость, удаленную работу без нарушения существующей бизнес-модели;
-согласованное использование нескольких уже имеющихся в компании технологий, инструментов или информационных платформ;
-обеспечение доступа топ-менеджмента и собственника к аналитической и финансовой отчётности и другим данным в удобной и понятной форме в любое время из любой точки.
Очевидно, что все выше названное – является целями и задачами « верхнего уровня», которые очень красочно расписываются в презентациях наших коллег по цеху , эти « сладкие» перспективы и становятся ключевыми моментами в принятии решения о начале проектов по автоматизации. Но как говорится «дьявол кроется в деталях», о чем предпочитают не говорить.
Проблемы быстрого и не дорогого решения.
Как показал наш опыт, к великому сожалению, лица которые принимают решения ( ЛПР), а точнее, которые платят деньги за то чтобы получить выше перечисленные прелести технического прогресса очень далеки от проблем IT отрасли и тех подходах, которым необходимо строго следовать чтобы получить желаемый результат. Первое желание, которое возникает у ЛПР получить желаемый результат быстро (не более чем за квартал) и недорого. Кстати, это является одной из основных причин, почему бизнес старается приобрести «коробочное» решение и не имеет желания ввязываться в кастомизированные разработки. Осознание и цена ошибки приходит позднее, когда после внедрения продукта пользователи начинают понимать, что приобрели не совсем не то, что хотели, а чистенько и совсем не то. Возникает стандартная ситуация – «выбросить» жалко, дорабатывать дорого, поскольку стоимость доработок в разы превышает стоимость приобретенного продукта.
На рынке программного обеспечения на сегодняшний день, безусловно, существуют готовые отраслевые решения, но всегда необходимо помнить, что в любом бизнесе есть свои нюансы, которые могут не вписываться в рамки « коробочного» продукта. Перед тем как приобрести готовый программный продукт, мы настоятельно рекомендуем воспользоваться услугами бизнес/системного – аналитика, который поможем подобрать именно ту конфигурацию программного обеспечения, которая будет максимально отвечать требованиям бизнеса. Но, тем не менее, планируя бюджет на IT, необходимо оценить и учесть стоимость возможных доработок «коробки»
Проблемы выполнения проектов по автоматизации силами собственных IT подразделений.В подавляющем большинстве компаний, где нам приходилось выполнять проекты внедрения различных систем автоматизации, изначально предпринимались попытки осуществить задуманное силами собственных IT подразделений. Подобные попытки плавно переходили в бесконечные масштабные доработки, связанные с частыми остановками работы пользователей в системе, либо просто заканчивались возвратом к классическим Excel- версиям.
Суть проблемы заключается в следующем. Для полномасштабной и успешной реализации проекта по автоматизации, команда проекта должны быть укомплектована специалистами, которым в проекте отводится вполне конкретная и достаточно специфическая роль. Команда профильных специалистов, в которую входят архитекторы, аналитики, датасантисты, UI/UX инженеры,middle-разработчики и т.п., может насчитывать от 8 до 28 человек, все зависит от масштабов и задач проекта. Однако IT подразделения в 80 % компаний имеют весьма скромный штат сотрудников , ограниченный руководителем подразделения, системным администратором и 2-3 junior-программистами, способными осуществлять небольшие доработки. К тому же бюджеты IT подразделений, несмотря на их достаточно скромную численность, иногда составляют почти 1/3 бюджет компании. Не трудно представить, как вырастит ФОТ, если в компанию на постоянной основе будут привлечены все необходимые специалисты. Лучшим решением в данной ситуации является аутсорсинг, но к реализации проекта таким способом, также необходимо подготовиться.
Проблема в реализации и формулировании задач автоматизации.
Любое программное решение , лежащее в основе автоматизации бизнес-процессов, должно быть подчинено строгому алгоритму выполнения этих самых бизнес- процессов. В большинстве компаний, с которыми мы начинали работать, понятие управление процессами отсутствовало от слова «совсем». Управление бизнесом осуществлялось директивно, при непосредственном участии собственника, отнимало у последнего большую часть времени, а эффективность управления бизнесом стремилась к нулю.
К сожалению, несмотря на очевидность данной ситуации в большинстве компаний, данная проблема просто игнорируется, а этапы проекта по наведению порядка с бизнес процессами вычеркиваются из планов, как несущественные. У многих руководителей нет понимания того, что бардак автоматизировать невозможно.
Для того, чтобы вывести бизнес на новый уровень, нужно, чтобы он приносил прибыль без ежеминутного участия собственника, топ-менеджера. Это позволит освободить больше времени для оценки и принятия стратегических решений, от которых зависит дальнейшее развитие и успех бизнеса. Для реализации этой задачи необходимо описать бизнес-процессы , которые в дальнейшем лягут в основу системы автоматизации и ознакомить с ними сотрудников.
Очень часто мы сталкивались с возражениями, зачем заниматься бесполезной тратой времени на описание бизнес процессов, мы и так знаем, кто и что должен делать и как должен работать бизнес.
Действительно, если в компании всего пять человек, скорее всего, несложно запомнить обязанности каждого. Но если сотрудников несколько десятков, то можно знать , как устроены отделы компании, а вот в их работу обычно детально погружены руководители уровнем ниже. И это нужно исправить, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, избежать ситуаций «все делают всё» или «руководитель делает всё», а также понять, каких специалистов не хватает в организации.
Чтобы четко настроить функционал и правильно разграничить его в создаваемой системе автоматизации необходимо для каждого процесса определить следующие показатели:
-границы, т. е. с какого события процесс начинается и каким результатом заканчивается;
-участников. Например, в процессе записи клиента задействован офис-менеджер.
-лицо, которое отвечает за эффективность и результативность процесса, но вмешивается только в случае отклонения.
К сожалению, во многих компаниях мы не увидели такого подхода, а существующих должностной функционал в виде инструкций, скорее носил формальный характер, не имеющий ничего общего с текущими бизнес- процессами.
Не имея целостной информационной картины бизнеса, поскольку информация хранится в разных местах и очень часто вне какой-либо учетной системы, отсутствия возможности предоставить к ней доступ каждому сотруднику, в большинстве случаев не позволяет грамотно и полно сформулировать необходимые требования к информационной систем и задачам , которые она должна решать .
Составленная карта бизнес-процессов наглядно продемонстрирует, как связаны действия разных сотрудников; где есть риск так называемого бутылочного горлышка, ситуации, когда ограничение пропускной способности одного процесса приводит к ограничению работы всей системы; к кому необходимо обращаться при сбоях в работе и в каких случаях для решения вопроса нужно привлечь собственника.
Анализируя ситуацию в компаниях, где к моменту начал проекта уже существовали различные программные решения, нам стало очевидно , что по выше указанным причинам нет понимания в выборе того или иного инструменты для управления компанией. Пользователям , к примеру, был сложно выбрать между, как таблицей Excel, так и ERP-системой — программным обеспечением для планирования ресурсов и организации производства предприятия, т.е. возникала конкретная сложность выбора подходящего инструмента. Наличие подготовленной нами карты бизнес-процессов существенно упростило эту задачу, помогло избежать дублирование позволило лучше понять , какую выбрать одну систему, функциональность которой полностью подходит для сложившейся ситуации.
Проблемы внедрения.
Одной из самых существенных проблем автоматизации является проблема внедрения продукта автоматизации. Это напрямую связано с человеческим фактором. Наличие правильно построенной и отлаженной информационной системы лишает возможности « маневра» в случаях наличия , так называемых «нюансов» работы, и в таких случаях у отдельных категорий сотрудников и руководителей подразделений возникает задача «борьбы с прозрачностью», которая выражается в саботировании внедряемых изменений и системы автоматизации. В нашей практике был случай, когда собственник бизнеса был вынужден отказаться от использования уже запущенной и внедренной информационной системы, поскольку продолжение ее промышленной эксплуатации грозило ему потерей целого бизнес подразделения в полном составе.
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо вовлечение в проект НR специалистов, задача которых в процессе разработки и внедрения системы автоматизации должна заключаться в выстраивании системы найма и обучения и адаптации сотрудников, начальников отделов или руководителей подразделений исходя из понимания самостоятельности и ответственности за принимаемые решения, достоверности данных отражаемых в информационной и учетной системе. Погружение сотрудников в работу в информационной системе должно происходить без участия собственника. Необходимо определить и назначить ответственных за вводный инструктаж по работе в информационной системе, которые смогут провести обучение и объяснение бизнес-процессов. По нашей практике, лучше всего это работает, если такая задача решается HR-специалистом совместно с руководителем подразделения. Также не стоит сбрасывать со счетов, что всегда могут найтись не довольные и не обучаемые. По этой причине, чтобы проект автоматизации был успешным в полном объеме, необходимо уже на момент запуска проекта подумать о возможном поиске и замене ключевых сотрудников компании, саботаж которых может повлиять на успех проекта .
Тел. +7(903)664-20-42 ; WhatsApp +7(995)313-55-90
E_Mail: consulting@e-dmitriev.ru