Автоматизация, цифровизация бизнеса.ПРОБЛЕМЫ,РЕШЕНИЯ.

ПРИЛОЖЕНИЕ К САЙТУ  "бИЗНЕС консультант"  17 ДЕКАБря  2021г

хронология публикаций

  • Январь 21, 2021

    Технологи интерим-менеджмента и процессного консалтинга. 

  • Март 09, 2021

    Логистика производственных предприятий как один из важнейших факторов повышения эффективности производственно - хозяйственной деятельности.
  • Март 23, 2021

    Что такое логистический проект когда, речь заходит о том , что нужно складу, чтобы он работал идеально
  • Август 17, 2021

    Основные харатерные ошибки компаний при проведении проектов цифровой трансформации бизнеса.
  • Сентябрь 01, 2021

    Цифровая трансформация бизнеса.Предпроектное обследование.
  • Декабрь 17, 2021

    Автоматизация,цифровизация бизнеса Масштабы и направления разные,проблемы одни и те же.


    

Материал статьи будет полезен руководителям предприятий, IT отделов, HR специалистам, специалистам в области управления проектами, сотрудникам компаний, выполняющих те или иный роли в проектах автоматизации.

Одним из основных бизнес-трендов как предыдущего, так и уходящего года стал тренд автоматизации и цифровизации бизнеса. Продолжающаяся пандемия, и угроза  новых ограничений, не оставляет шансов бизнесу вернуться к прежней модели взаимодействия с рынком. Также ряд законодательных актов, направленных на улучшение качества отечественных товаров и услуг, вступающих в силу в 2022 г. заставляет предприятия не только малого и среднего, но крупного бизнеса задуматься о  внедрении средств автоматизации , пересмотре  своего IT ландшафта, используемых средств и программного обеспечения. 

В 2021 г специалисты «Бизнес-консультант» приняли участие, и  инициировали  запуск нескольких проектов в данной области на предприятиях различного масштаба и  сфер бизнеса, которые на текущий момент находятся в различных стадиях завершения. Сегодня мы хотим поделиться с широкой аудиторией нашим практическим опытом и теми проблемами, с которыми нам пришлось столкнуться в процессе этой работы.

Практически в каждой компании, с которой мы начинали выстраивать диалог, собственники бизнеса или лица , которым было поручено заниматься проблемами автоматизации , в качестве целей последней называли следующие, которые в интерпретации наших специалистов можно сформулировать следующим образом:

-Организация дисциплинированного, ориентированного на бизнес подхода, позволяющего быстро идентифицировать, проверять и автоматизировать как можно больше бизнес-процессов и ИТ-процессов;                         -обеспечить масштабируемость, удаленную работу без нарушения существующей бизнес-модели;

-согласованное использование нескольких уже имеющихся в компании технологий, инструментов или информационных платформ;

-обеспечение доступа топ-менеджмента и собственника к аналитической и финансовой отчётности и другим данным в удобной и понятной форме в любое время из любой точки.

Очевидно, что все выше названное – является целями и задачами « верхнего уровня», которые очень красочно расписываются в презентациях наших коллег по цеху , эти « сладкие» перспективы и становятся ключевыми моментами в принятии решения о начале проектов по автоматизации. Но как говорится «дьявол кроется в деталях», о чем предпочитают не говорить.

Проблемы быстрого и не дорогого решения.

Как показал наш опыт, к великому сожалению, лица которые принимают решения ( ЛПР), а точнее, которые платят деньги за то чтобы получить выше перечисленные прелести технического прогресса очень далеки от проблем IT отрасли и тех подходах, которым необходимо строго следовать чтобы получить желаемый результат. Первое желание, которое возникает у ЛПР получить желаемый результат быстро (не более чем за квартал) и недорого. Кстати, это является одной из основных причин, почему бизнес старается приобрести «коробочное» решение и не имеет желания ввязываться в кастомизированные разработки. Осознание и цена ошибки приходит позднее, когда после внедрения продукта пользователи начинают понимать, что приобрели не совсем не то, что хотели, а чистенько и совсем не то. Возникает стандартная ситуация – «выбросить» жалко, дорабатывать дорого, поскольку стоимость доработок в разы превышает стоимость приобретенного продукта.

На рынке программного обеспечения на сегодняшний день, безусловно, существуют готовые отраслевые решения, но всегда необходимо помнить, что в любом бизнесе есть свои нюансы, которые могут не вписываться в рамки « коробочного» продукта. Перед тем как приобрести готовый программный продукт, мы настоятельно рекомендуем воспользоваться услугами бизнес/системного – аналитика, который поможем подобрать именно ту конфигурацию программного обеспечения, которая будет максимально отвечать требованиям бизнеса. Но, тем не менее, планируя бюджет на IT, необходимо оценить и учесть стоимость возможных доработок «коробки»

Проблемы выполнения проектов по автоматизации силами собственных IT подразделений.

В подавляющем большинстве компаний, где нам приходилось выполнять проекты внедрения различных систем автоматизации, изначально предпринимались попытки осуществить задуманное силами собственных IT подразделений. Подобные попытки плавно переходили в бесконечные масштабные доработки, связанные с частыми остановками работы пользователей в системе, либо просто заканчивались возвратом к классическим Excel- версиям.

Суть проблемы заключается в следующем. Для полномасштабной и успешной реализации проекта по автоматизации, команда проекта должны быть укомплектована специалистами, которым в проекте отводится вполне конкретная и достаточно специфическая роль. Команда профильных специалистов, в которую входят архитекторы, аналитики, датасантисты, UI/UX инженеры,middle-разработчики и т.п., может насчитывать от 8 до 28 человек, все зависит от масштабов и задач проекта. Однако IT подразделения в 80 % компаний имеют весьма скромный штат сотрудников , ограниченный руководителем подразделения, системным администратором и 2-3 junior-программистами, способными осуществлять небольшие доработки. К тому же бюджеты IT подразделений, несмотря на их достаточно скромную численность, иногда составляют почти 1/3 бюджет компании. Не трудно представить, как вырастит ФОТ, если в компанию на постоянной основе будут привлечены все необходимые специалисты. Лучшим решением в данной ситуации является аутсорсинг, но к реализации проекта таким способом, также необходимо подготовиться.

Проблема в реализации и формулировании задач автоматизации.

Любое программное решение , лежащее в основе автоматизации бизнес-процессов, должно быть подчинено строгому алгоритму выполнения этих самых бизнес- процессов. В большинстве компаний, с которыми мы начинали работать, понятие управление процессами отсутствовало от слова «совсем». Управление бизнесом осуществлялось директивно, при непосредственном участии собственника, отнимало у последнего большую часть времени, а эффективность управления бизнесом стремилась к нулю.
К сожалению, несмотря на очевидность данной ситуации в большинстве компаний, данная проблема просто игнорируется, а этапы проекта по наведению порядка с бизнес процессами вычеркиваются из планов, как несущественные. У многих руководителей нет понимания того, что бардак автоматизировать невозможно.
Для того, чтобы вывести бизнес на новый уровень, нужно, чтобы он приносил прибыль без ежеминутного участия собственника, топ-менеджера. Это позволит освободить больше времени для оценки и принятия стратегических решений, от которых зависит дальнейшее развитие и успех бизнеса. Для реализации этой задачи необходимо описать бизнес-процессы , которые в дальнейшем лягут в основу системы автоматизации и ознакомить с ними сотрудников.
Очень часто мы сталкивались с возражениями, зачем заниматься бесполезной тратой времени на описание бизнес процессов, мы и так  знаем, кто и что должен делать и как должен работать бизнес.
Действительно, если в компании всего пять человек, скорее всего, несложно запомнить обязанности каждого. Но если сотрудников несколько десятков, то можно знать , как устроены отделы компании, а вот в их работу обычно детально погружены руководители уровнем ниже. И это нужно исправить, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, избежать ситуаций «все делают всё» или «руководитель делает всё», а также понять, каких специалистов не хватает в организации.
Чтобы четко настроить функционал и правильно разграничить его в создаваемой системе автоматизации необходимо для каждого процесса определить следующие показатели:
-границы, т. е. с какого события процесс начинается и каким результатом заканчивается;
-участников. Например, в процессе записи клиента задействован офис-менеджер.
-лицо, которое отвечает за эффективность и результативность процесса, но вмешивается только в случае отклонения.
К сожалению, во многих компаниях мы не увидели такого подхода, а существующих должностной функционал в виде инструкций, скорее носил формальный характер, не имеющий ничего общего с текущими бизнес- процессами.
Не имея целостной информационной картины бизнеса, поскольку информация хранится в разных местах и очень часто вне какой-либо учетной системы, отсутствия возможности предоставить к ней доступ каждому сотруднику, в большинстве случаев не позволяет грамотно и полно сформулировать необходимые требования к информационной систем и задачам , которые она должна решать .
Составленная карта бизнес-процессов наглядно продемонстрирует, как связаны действия разных сотрудников; где есть риск так называемого бутылочного горлышка, ситуации, когда ограничение пропускной способности одного процесса приводит к ограничению работы всей системы; к кому необходимо обращаться при сбоях в работе и в каких случаях для решения вопроса нужно привлечь собственника.
Анализируя ситуацию в компаниях, где к моменту начал проекта уже существовали различные программные решения, нам стало очевидно , что по выше указанным причинам нет понимания в выборе того или иного инструменты для управления компанией. Пользователям , к примеру, был сложно выбрать между, как таблицей Excel, так и ERP-системой — программным обеспечением для планирования ресурсов и организации производства предприятия, т.е. возникала конкретная сложность выбора подходящего инструмента. Наличие подготовленной нами карты бизнес-процессов существенно упростило эту задачу, помогло избежать дублирование позволило лучше понять , какую выбрать одну систему, функциональность которой полностью подходит для сложившейся ситуации.

Проблемы внедрения.

Одной из самых существенных проблем автоматизации является проблема внедрения продукта автоматизации. Это напрямую связано с человеческим фактором. Наличие правильно построенной и отлаженной информационной системы лишает возможности « маневра» в случаях наличия , так называемых «нюансов» работы, и в таких случаях у отдельных категорий сотрудников и руководителей подразделений возникает задача «борьбы с прозрачностью», которая выражается в саботировании внедряемых изменений и системы автоматизации. В нашей практике был случай, когда собственник бизнеса был вынужден отказаться от использования уже запущенной и внедренной информационной системы, поскольку продолжение ее промышленной эксплуатации грозило ему потерей целого бизнес подразделения в полном составе.
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо вовлечение в проект НR специалистов, задача которых в процессе разработки и внедрения системы автоматизации должна заключаться в выстраивании системы найма и обучения и адаптации сотрудников, начальников отделов или руководителей подразделений исходя из понимания самостоятельности и ответственности за принимаемые решения, достоверности данных отражаемых в информационной и учетной системе. Погружение сотрудников в работу в информационной системе должно происходить без участия собственника. Необходимо определить и назначить ответственных за вводный инструктаж по работе в информационной системе, которые смогут провести обучение и объяснение бизнес-процессов. По нашей практике, лучше всего это работает, если такая задача решается HR-специалистом совместно с руководителем подразделения. Также не стоит сбрасывать со счетов, что всегда могут найтись не довольные и не обучаемые. По этой причине, чтобы проект автоматизации был успешным в полном объеме, необходимо уже на момент запуска проекта подумать о возможном поиске и замене ключевых сотрудников компании, саботаж которых может повлиять на успех проекта .



Тел. +7(903)664-20-42 ; WhatsApp +7(995)313-55-90

E_Mail: consulting@e-dmitriev.ru




Евгений Дмитриев © 2011-2012. Все Права Защищены.

Support: evgeniy@e-dmitriev.ru